À l’heure où chacun-e travaille à distance pour le bien de tou-te-s, communiquer à plusieurs devient un enjeu pour se coordonner, maintenir les liens et continuer l’activité. De nombreux outils sont disponibles pour organiser vos séances ou vos formations en ligne. Découvrez nos bonnes pratiques pour gagner du temps et mettre de la vie sur vos écrans.

Installer et tester en avance

La plupart des outils vous permettent de rejoindre les réunions en cliquant simplement sur un lien internet. Vous n’êtes pas obligé-e de télécharger l’application, vous pouvez facilement ouvrir une fenêtre dans un navigateur.

Si vous êtes l’animateur-trice, organisez une séance test pour prendre en main l’outil et ses fonctionnalités et ainsi pouvoir aider celles et ceux qui le découvrent. Nous vous recommandons d’anticiper votre présence et d’être prêt-e 10 minutes avant le démarrage de la réunion avec tout le matériel et les documents nécessaires.

Accueillir et poser le cadre

Être en groupe individuellement derrière un écran est une manière particulière d’entretenir des relations. Nous vous encourageons à être chaleureux et humains.

En face-à-face, les personnes qui souhaitent prendre la parole se manifestent par leur voix et leurs gestes. À distance, si vous ne voyez pas tous-tes vos interlocuteurs-trices, nous vous recommandons de définir des règles pour prendre la parole, la transmettre et signaler l’intérêt à nourrir l’échange. Pensez à nommer les personnes à qui vous vous adressez et celles à qui vous demandez de parler.

Animer la discussion et suivre l’ordre du jour

Lors de réunions, il est important de nommer les rôles et de définir un ordre du jour. Plusieurs rôles restent essentiels, comme le-la secrétaire, l’animateur-trice ou le-la gardien-ne du temps. Pour une séance à distance, il est également recommandé de définir une personne qui surveille le fil de discussion (commentaires écrits) et signale tout élément utile à la personne qui anime. Vous pouvez aussi enregistrer les réunions pour celles et ceux qui seraient absents-es.

Pour garantir une séance efficace, ne parlez que des éléments qui concernent tout le monde et libérez à mesure les personnes qui peuvent l’être. Des séances en plus petit nombre sont toujours plus efficaces.

Faites des pauses

L’attention et la motivation à distance peut descendre rapidement. Faites des pauses régulièrement, au minimum toutes les heures, et adaptez la durée de votre séance avec une pause.

Terminer avec chaleur

Le moment de clore permet à chacun-e de commenter la réunion, de nommer les points d’amélioration et ce qu’il-elle a apprécié.

Alors, à vos souris, et pour plus d’informations notre mode d’emploi vous aiguillera.

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