Animer des groupes de 20, 50, 80 personnes à distance a été pratiqué de manière intense durant le COVID, en Suisse romande comme ailleurs. Dans cet article, nous relevons les clés qui ont permis de relever ce défi consistant à mobiliser l’intelligence collective à distance, utiliser des outils numériques collaboratifs et mesurer les conditions de succès.

Les piliers d’une démarche participative réussie

• des buts clairs sur la raison d’être ensemble
• une durée annoncée et tenue
• un espace dédié dans lequel on puisse communiquer entre tous pour se rencontrer et échanger
• partager en plénière comme en petits groupes, et souvent
• produire du contenu, élaborer des plans d’action
• donner son opinion, faire des choix

Voici comment l’espace est construit à distance

L’espace est créé par la visioconférence et sa capacité à accueillir des dizaines de personnes. Les espaces pour les échanges en petits groupes sont assurés par des salles virtuelles de sous-groupes que l’on peut ouvrir et fermer au fur et à mesure du processus. L’application Zoom apporte ici une remarquable fluidité pour passer de la salle plénière aux salles de sous-groupes. Les participants-es reçoivent une invitation par courrier électronique donnant le lien numérique permettant l’accès à la salle principale.

Les nouvelles habitudes de communication dans l’espace de visioconférence

Communiquer en visioconférence a amené de nouveaux gestes de communication qui viennent soutenir les échanges dans le groupe. Gestes techniques : allumer/éteindre son micro, allumer/éteindre sa caméra, utiliser le fil de conversation par l’écrit (chat en anglais), demander la parole. Gestes relationnels : lever le pouce, lever la main, applaudir en silence.

Il est relevé parmi les usagers-ères qu’avec ce mode de communication l’on perd de la spontanéité et que l’on gagne en écoute. Nous faisons les mêmes constats et le défi pour l’animation à distance est de maintenir une interactivité stimulante qui est le propre de l’intelligence collective.

L’espace est créé, les gestes de communication sont connus ou appris, nous sommes prêt.e.s pour avancer dans la démarche participative.

Permettre l’expression des opinions et ressentis pour stimuler la participation

Ce que l’on peut voir dans un grand groupe et compter facilement en présentiel — des mains levées, des pas en avant dans un grand cercle — n’est pas possible à distance. Les outils numériques permettant de refléter à tou.te.s les opinions et/ou ressentis du groupe sont particulièrement utiles, et ils existent.

Exemple : une application permettant d’accéder par son navigateur de smartphone à un questionnaire et d’y répondre en même temps que 20, 50, 100 personnes, dont les réponses s’afficheront en temps réel lors de la visioconférence. On peut y produire un nuage de mots ou un graphique en quelques minutes.

Les échanges en sous-groupes, poumons des démarches participatives

Sessions numériques après sessions, j’entends combien les participants-es à une démarche participative apprécient les échanges en petits groupes. L’écoute est là, la disponibilité, la présence. Et la rencontre des collègues sous un nouveau jour, dans un échange particulier et très apprécié. Regroupements par deux, trois, quatre sont rendus possibles par certaines applications de visioconférence et permettent l’intimité du petit groupe pour échanger sur la situation, échanger des émotions. Si ce n’est pas aussi convivial qu’en présentiel, toutes les personnes avec qui nous en parlons confirment que cela permet des vrais échanges, de vraies rencontres, de vrais échanges de sentiments.

 

Des outils magiques pour échanger et produire des contenus à distance et simultanément

En salle, les personnes rassemblées en sous-groupes sont amenées à échanger, partager, noter des constats, des idées. C’est stimulant, interactif et cela permet d’entendre et recueillir des informations pour l’ensemble du groupe. Ce qui se fait en salle peut aujourd’hui se faire avec de nombreux outils numériques collaboratifs qui ont la particularité de permettre à un groupe de personnes de produire simultanément à distance des contenus. Klaxoon, Padlet, Google Docs, Framapad, Trello, Mindmeister, pour ne citer que ceux-là. On choisira les outils les plus simples et utilisables facilement par le public visé.

Exemple : un outil collaboratif numérique de brainstorming demandant à connaître quelques gestes de base, qui permet aux facilitateurs-trices d’accompagner des processus tels qu’un forum ouvert, un world café, un baromètre d’équipe ou tout processus co-construit entre les parties prenantes, comme celui ci-dessous.

C’est une image générale du déroulement d’un processus en 5 phases, co-construit avec le mandataire et mis en action avec 16 personnes, visant à faire un point et proposer des idées pour maintenir la vitalité d’une équipe pour les 5 semaines en semi-confinement à venir. Ici un zoom sur la production de propositions de l’étape 4. Les personnes ont pu voter sur leurs propositions préférées, les plus populaires sont à droite sur le schéma.

Les conditions pour une démarche participative à distance réussie

• Pour les participants.es : Avoir accès à un ordinateur avec micro et caméra. Être à l’aise avec l’ordinateur en particulier le clavier, le mail, le navigateur, la gestion des fenêtres. Ne pas hésiter à prévoir des courtes formations préalables suivant le public.
• Pour les personnes mandantes : Être convaincu-e du sens et de l’importance de la démarche. Établir une étroite collaboration avec le/la facilitateur-trice, choisi-e pour son professionnalisme.
• Pour les personnes qui facilitent : La maîtrise de l’animation à distance ainsi que le choix d’outils collaboratifs numériques ajustés au public qui participe. Ajoutons une bonne capacité pédagogique à rapidement mettre à l’aise les participants-es sur les gestes numériques nécessaires au bon déroulement de la session.

L’encadrement augmente avec la taille du groupe

J’ai participé et animé des séminaires en nombre, 20, 50, 80 personnes ; cela fonctionne. Plus la taille est grande, plus il y a besoin d’encadrement pour permettre d’accompagner dans la prise en main d’un outil numérique collaboratif, noter les questions sur le chat, récupérer les personnes qui se déconnectent par exemple. À ajuster donc en fonction du projet, par de la co-animation ou des personnes ressources issues du groupe.

Les deux bras du succès

Pour terminer et résumer, l’accompagnement à distance d’une session participative s’appuie sur :

• un outil de visioconférence fluide, utilisé pour la communication
• un ou plusieurs outils numériques collaboratifs ajustés au public pour produire du contenu ensemble

Et ça marche ! Pour autant que l’on reste simple, que l’on soit bien préparé et que les compétences d’animation requises soient présentes. Donc, n’hésitez plus à vérifier que le projet qui est important pour vous puisse être animé à distance, c’est un complément efficace au face-à-face en salle, économique en temps et en déplacement.

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