Le retour dans les locaux est effectif ou tout proche. Dans cette transition, certain.e.s vont se déplacer et d’autres continuer à oeuvrer à distance. Les séances s’annoncent donc mixtes avec une partie de l’équipe à deux mètres et l’autre à travers l’écran. Voici quelques astuces qui vous feront gagner du temps et vous faciliteront l’animation.

• Nommer un-e facilitateur-trice et garder des traces
  Il-Elle veillera a ne pas perdre celles et ceux qui sont à distance. Choisissez un support adéquat pour sauvegarder les discussions ou décisions.
• Adapter les méthodes et outils aux personnes à distance
  Les besoins des personnes à distance sont prépondérants pour pouvoir vous suivre. Les solutions sont multiples et il est nécessaire de les adapter selon vos besoins.
  – Le tout virtuel : adaptez vos tableaux virtuels, outils de partage ou de facilitation de séance.
  – Mixte virtuel-physique : assurez-vous que ce qui est physique soit visible par toutes et tous.
• Choisir le haut-parleur
  Dans les personnes en présence, choisissez laquelle diffuse le son et coupez les haut-parleurs des autres. Cela évite l’effet Larsen.
• Limiter les micros ouverts
  Seul le micro de le personne qui parle est ouvert. Cela évite les bruits parasites. Ceci est particulièrement valable pour la personne qui rédige le PV.
• Choisir la vue pour les personnes à distance
  Afin que les personnes à distance puissent voir tout le monde, vous pouvez par exemple :
  – partager un laptop pour deux personnes ;
  – diffuser sur un grand écran les personnes à distance et placer la caméra avec un grand angle et un micro omnidirectionnel ;
  – montrer vos supports physiques (tableau blanc, post-it, autres, …).

Tous ces points sont une base de réflexion pour pouvoir préparer vos réunions hybrides. La préparation est un investissement pour tester et paramétrer votre séance, comme vos outils.